Ministério das relaçÕes exteriores



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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO

SUBSECRETARIA DE AUDITORIA

PROCESSO : 5.l

UNIDADE GESTORA : Consulado-Geral do Brasil em Houston

OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual

EXERCÍCIO : 2010


Relatório de Auditoria de Gestão nº 5.l/2011

Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/005, de 03 de janeiro de 2011, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que trata dos exames realizados sobre os atos e fatos de gestão, praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2010, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade de referência.


I – INTRODUÇÃO
2. Os trabalhos de auditoria interna nas contas da Unidade limitaram-se à análise dos registros contábeis e da correspondente documentação, encaminhados à Secretaria de Controle Interno do Ministério das Relações Exteriores. Em conseqüência, não foram realizados exames “in loco”, com o objetivo de convalidar os registros contábeis decorrentes da execução físico-financeira.

3. Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza do gasto e sua representatividade, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.



4. Em cumprimento à determinação constante do Acórdão 347/2006 – Plenário – TCU, o Consulado-Geral em Houston transformou-se em Unidade Gestora interligada ao Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal. A partir de 1º de janeiro de 2010, os atos de gestão orçamentária e financeira da Unidade passaram a ser objeto de registro no SIAFI.
5. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 8 e 13 do anexo III da DN/TCU nº 110/2010.
II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA
6. As despesas realizadas pela Unidade, no exercício de 2010, US$ 1.743.869,42 (um milhão, setecentos e quarenta e três mil, oitocentos e sessenta e nove dólares e quarenta e três cêntimos), equivalentes a R$ 2.905.635,22 (dois milhões, novecentos e cinco mil, seiscentos e trinta e cinco reais e vinte e dois centavos), correspondem a 0,13 % do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior.
III – RESULTADO DOS EXAMES
7. Considerando o reduzido quadro de pessoal da Secretaria de Controle Interno, o número de unidades a serem auditadas, a distância física dos Postos no Exterior, os custos operacionais de transporte com o envio dos documentos à Secretaria de Controle Interno e, posteriormente, com a devolução aos Postos dos processos de pagamento, bem como as despesas com as fotocópias de comprovantes de despesa e de demais documentos que compõem os processos de pagamento realizados pelas Unidades Gestoras interligadas ao SIAFI, a Auditoria selecionou 30% dos processos do item de despesas correntes, que apresentaram maior materialidade, 15% dos demais itens, duas de contas de energia elétrica, dois de faturas de telecomunicações, três processos de Suprimento de Fundos, 30%, em valor, 5 processos inscritos em Restos a Pagar, e 25%, ademais de dois processos de Folhas de Pagamento de salários, um de contribuições sociais e dois de horas extras. Para as despesas de capital, selecionaram-se processos que corresponderam a, no mínimo, 50% do valor total gasto no exercício. Como resultado, foram analisados 69 dos 890 Processos de Pagamento e dois de processos seletivos para a contratação de auxiliar local. Foram, ainda, verificadas as conciliações das contas bancárias do Posto, relativas ao mês de dezembro de 2010, bem como a Recapitulação do Inventário Físico-Financeiro de 31.12.2010.
8. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em cumprimento ao disposto no Anexo III da Decisão Normativa TCU nº 110/2010, a Auditoria apresenta as seguintes observações:
III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados para o exercício, identificando as causas de insucessos no desempenho da ação administrativa.
9. Embora o Consulado-Geral execute despesas em Programas de Trabalho previstos no Programa Plurianual, a responsabilidade pela avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão é das Unidades Gestoras Coordenadoras na Secretaria de Estado.
III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão, pelo menos quanto à mensurabilidade e à utilidade do indicador, utilizados pelas unidades jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão.
10. O Relatório de Gestão contém informações quanto à execução e evolução dos trabalhos desenvolvidos para atender à missão institucional do Consulado-Geral. Não há, entretanto, informação quanto aos indicadores de avaliação da gestão.
III.3 - Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ.
11. Considerando que a Auditoria não foi realizada in loco, somente foram avaliados os controles relativos a processos seletivos para contratação de auxiliares locais, conciliação bancária do mês de dezembro de 2010 e processos de pagamento, por amostragem, previamente selecionados com base no exame dos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial feito à distância, via SIAFI. As falhas observadas foram levadas ao conhecimento do Gestor, que informou ter adotado providências para as devidas correções. Assim, a Auditoria não dispõe de elementos para avaliar com segurança o funcionamento do sistema de controle administrativo da UJ.
III.4 - Avaliação da situação das transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência, destacando:

a) O volume de recursos transferidos;

b) A situação da prestação de contas pelos agentes recebedores dos recursos, bem como da análise por parte do concedente;

c) A observância pela UJ das exigências previstas nos artigos 11 e 25 da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000, e demais legislação correlata; A estrutura de controle existente na UJ concedente/contratante para garantir o alcance dos objetivos definidos nos respectivos instrumentos;

d) Capacidade da UJ em fiscalizar a execução de cada instrumento acordado/contratado, inclusive in loco, bem como para garantir a tempestividade da análise das prestações de contas dos referidos instrumentos;

e) O resultado das Tomadas de Contas Especial, se houver, abertas para apuração de responsabilidades e quantificação e ressarcimento do dano.
12. O Posto firmou, em 27/10/2008, o Termo de Convênio nº 001/2009 com o Núcleo de Estudos Latinos-Americanos da Universidade do Texas, em Austin, com vigência para o período de 01/03/2009 a 31/12/2010, com o objetivo de planejar, promover seminários, congressos e palestras relativos a temas brasileiros, junto a entidades acadêmicas e à comunidade local, estimular a produção intelectual voltada para assuntos brasileiros, articulando o ensino da língua portuguesa com a difusão da cultura brasileira em suas múltiplas vertentes.

13. De acordo com programa de trabalho, o valor total firmado foi de US$12.500,00, a ser transferido para a Universidade do Texas, em 4 parcelas trimestrais de US$3.125,00



14. Apurou-se que, no exercício sob análise, foram transferidas duas parcelas de US$ 3.125,00, referentes aos 2 primeiros trimestres de 2010. A Universidade do Texas apresentou as contas, que foram aprovadas pelo Posto.
III.5 - Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação, selecionados pelo Controle Interno com base nos critérios de materialidade, relevância e risco
15. Observadas as peculiaridades locais e os princípios básicos da Lei nº 8.666/93, conforme dispõe o artigo 123 do referido estatuto de licitações e contratos, o processo de compra de materiais e a contratação de serviços pelos Postos são realizados com base no Guia de Administração dos Postos 2008 (GAP-2008), que estabelece normas sobre os processos licitatórios aplicáveis, a saber: dispensa e inexigibilidade de licitação, carta-convite, tomada de preços, concorrência e contratos.
16. Nos processos examinados, não se constataram indícios de irregularidades.
III.6 - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a força de trabalho existente e a observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão.
17. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior – DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 212 da Portaria Ministerial 212, de 30.04.08.
18. Os Postos no exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais, devem observar o Guia de Administração dos Postos, o Decreto 1570/95, a Portaria Ministerial de 12 de setembro de 1995, entre outros normativos vigentes. O processo seletivo, bem como as contratações, somente são realizados após autorização da Secretaria de Estado.
19. Em 31 de dezembro de 2010, a força de trabalho do Posto era composta por:
Composição do quadro de recursos humanos da Unidade Jurisdicionada

Regime do Ocupante do Cargo

Lotação Efetiva

Diplomatas

3

Oficiais de Chancelaria

4

Assistente de Chancelaria

3

Outras Categorias

2

Auxiliares Técnicos

2

Assistente Técnico

1

Auxiliares Administrativos

10

Auxiliares de Apoio

4

Total

29

20. No Relatório de Gestão o Posto informou que: “apesar da SERE ter autorizado a contratação de 1 Auxiliar Administrativo adicional ao quadro de Contratados Locais do Posto, cabe registrar que o Consulado-Geral em Houston vem trabalhando no limite de sua capacidade, no que se refere aos recursos humanos. As ausências de funcionários por férias, doenças, etc, causam uma sobrecarga muito grande no trabalho dos setores.


21. O quadro de lotação de pessoal atribuído a este Posto permanece incompleto desde o início do segundo semestre de 2010, até a presente data. A movimentação de pessoal do quadro permanente ao final do exercício de 2010 foi deficitária para esta Unidade, que iniciou o ano de 2011 com uma vaga de Oficial de Chancelaria não preenchida.
22. A Secretaria de Estado colaborou de forma positiva no exercício de 2010, enviando funcionários em missão transitória e missão eventual para suprir a deficiência de recursos humanos. No total, cinco servidores da SERE foram designados para trabalhar temporariamente neste Consulado-Geral.
23. Em relação aos contratados locais, ressalto que no ano de 2010, dois Auxiliares Administrativos e um Auxiliar Técnico pediram demissão por conta do baixo salário básico oferecido para esses cargos e propostas de salários mais vantajosas de outros órgãos desta cidade.
24. Levando em consideração o elevado custo de vida da cidade de Houston e a inflação que afeta os Estados Unidos por mais de uma década, a adoção de uma política salarial de concessão de reajustes anuais dos salários pagos aos auxiliares locais seria uma forma da SERE estimular o aumento da auto-estima e a permanência dos bons e dedicados colaboradores locais”.
25. Tendo em vista que os trabalhos de auditoria não se realizaram in loco, torna-se inexeqüível avaliar a gestão de recursos humanos
III.7 - Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e recomendações expedidas pelo TCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI, quando existir na estrutura do órgão, analisando as eventuais justificativas do gestor para o descumprimento, bem como as providências adotadas em cada caso.

26. Tendo em vista tratar-se de Unidade interligada ao SIAFI no exercício de 2010, o Tribunal de Contas da União e a Secretaria de Controle Interno não expediram recomendação/determinação específica ao Consulado-Geral em Houston.


III.8 - Avaliação de conformidade da inscrição de Restos a Pagar no exercício de referência, nos termos do artigo 35, do Decreto 93.872/86, ou legislação que o altere.
27. Exceto a inscrição da Nota de Empenho n° 884/2010, no valor de US$ 241,14, referente a suprimento de fundos em favor do Oficial de Chancelaria Claudio Teixeira, de que não se prestou contas no exercício de 2010, as despesas inscritas em Restos a Pagar correspondem efetivamente aos compromissos assumidos pela Unidade Gestora, no exercício de 2010, e guardam conformidade com o disposto no artigo 35 do Decreto nº 93.872/86.,

III.9 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo, verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas implementadas com vistas à correição e ao ressarcimento, conforme Quadro III.A.1, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis.
28. A Equipe de Auditoria não identificou irregularidade praticada pela Unidade no exercício de 2010, que tenha resultado em dano ou prejuízo.
III.10 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis e fazendo constar avaliação conclusiva.
29. Achado 1 Para desempenhar suas atividades financeiras, o Consulado-Geral em Houston opera com três contas bancárias:

  1. n° 841300111, no Banco do Brasil em Nova York;

  2. nº 846180118, no Banco do Brasil em Miami; e

  3. n° 302947998665, no JPMorgan Chase Bank, em Houston.

30. A Auditoria verificou que o saldo da conta n° 841300111, registrado no SIAFI, não confere com os registros existentes nos extratos bancários.

31. Segundo a conciliação bancária, o Posto informou o valor de US$88.339,49, como sendo o saldo da conta n° 841300111. Entretanto, segundo dados extraídos do SIAFI, o saldo contábil da conta n° 841300111, em 31/12/10, montava a US$ 215.730,78.

32. Verificou-se, também, que o Posto deixou de registrar no SIAFI a conta bancária n° 846180118, no Banco do Brasil em Miami, utilizada para arrecadação da Renda Consular. A Auditoria orientou o Posto a efetuar o registro daquela conta bancária.


Manifestação do Gestor
33. O Posto desenvolveu suas atividades financeiras relativas ao exercício de 2010 utilizando apenas 02 (duas) contas bancárias, ambas registradas no SIAFI: a conta geral, de nr 8413001, no BB-NY, e a conta local, de nº 302947998665, no JP Morgan Chase, para a renda consular.
34. a)A conta geral do Consulado-Geral em Houston, de número 84130011, tinha como sede a Agência do Banco do Brasil em Nova York até o dia 30 de abril de 2010. A partir desta data, ela foi transferida para a Agência do Banco do Brasil em Miami, mantendo o mesmo número e código de agência (circtel 76961, parágrafo 2 de 23/04/2010);
35. b) ainda em 2010, o Posto recebeu correspondência do banco JP Morgan Chase, avisando que até março de 2011 seriam encerradas todas as contas de Embaixadas e Consulados naquela instituição. Durante dois meses, o CG Houston tentou encontrar outro banco que concordasse em receber a conta da renda consular, não obtendo qualquer sucesso. A única solução foi a contratação de serviço eletrônico junto ao Banco do Brasil-Miami, que permite a transmissão direta e o depósito automático da renda consular. Para tanto, foi necessária a abertura de conta específica naquela agência (vide tel 445 e desptel 765). A referida conta foi iniciada em 7/12/2010, exclusivamente para fins de teste de equipamento e treinamento de pessoal, realizado por técnico do BB que se deslocou a Houston específicamente para esse fim. Essa conta, de nr. 846180118, e tornou operacional efetivamente a partir de janeiro de 2011, data em que foi registrada no SIAFI e se mantém atualizada até a presente data. Ademais, a solução encontrada junto ao Banco do Brasil – Miami, além de garantir maior confiabilidade na remessa da renda, permitiu considerável economia, uma vez que o Posto deixou de pagar as pesadas taxas cobradas pelo JP Morgan Chase para a manutenção da conta da renda consular;
36. c) A conta bancária junto ao JPMorgan Chase Bank, de número 302947998665, foi utilizada durante todo ano de 2010 exclusivamente para depósito e transferência da renda consular deste Posto para a conta bancária do Escritório Financeiro. Essa conta bancária esteve registrada no SIAFI até a data de seu encerramento (março de 2011).
37. O saldo da conta bancária geral (841300111) no SIAFI em 31 de dezembro de 2010 é de US$ 215.730, 78 (duzentos e quinze mil, setecentos e trinta dólares e setenta e oito centavos) enquanto a conciliação bancária do Posto apresenta o valor de US$ 88.339,49 (oitenta e oito mil, trezentos e trinta e nove dólares e quarenta e nove centavos), ou seja, US$ 127.391,29 (cento e vinte sete mil, trezentos e noventa e um dólares e vinte e nove centavos) a menor. Essa diferença, decorrente da inexperiência do Posto nas operações de encerramento de exercício, refere-se às NLs 002 e 003 de 2011, salários dos contratados locais relativos aos meses de novembro (US$ 49.276,28) e dezembro (US$ 50.422,28) de 2010, que deixaram de ser tempestivamente lançados no SIAFI em virtude do INSS dos respectivos meses só terem sido debitados da nossa conta geral em 30 de dezembro de 2010 e também por conta do lançamento da RF de dezembro (US$ 25.569,75) só ter sido efetuado em 06/01/2011.
Comentário da Auditoria
38. A Equipe de Auditoria entende que os esclarecimentos apresentados pela Unidade são insuficientes para esclarecer a diferença existente na conta n° 841300111 no Banco do Brasil em Nova York.
Recomendação
39. Encaminhar ao Controle Interno conciliações bancárias refeitas das contas bancárias existentes no Posto em 31/12/10, acompanhadas dos respectivos extratos bancários de dezembro de 2010, de modo a esclarecer a diferença de US$127.391,29, existente na conta n° 841300111 no Banco do Brasil em Nova York.
40. Achado 2 - Verificou-se que o Posto pagou à empresa Advanced Networking Incorporated a importância de US$ 2.000,00, referente à complementação da manutenção dos computadores, sem que a prestadora dos serviços apresentasse fatura de cobrança contendo informação sobre o período a que se refere (proc. 21).
Manifestação do Gestor
41. O pagamento da fatura de US$ 2.000,00 (dois mil dólares) efetuado em favor da empresa Advanced Networking Inc refere-se a horas adicionais ao contrato de manutenção da rede de computadores deste Posto, que por falha no Setor de Contabilidade daquela empresa, deixaram de ser cobradas oportunamente, mas que foram confirmadas pelo Posto.
Comentário da Auditoria
42. A Unidade não informou a quantas horas adicionais ao contrato de manutenção da rede de computadores se refere a importância de US$2.000,00, nem apresentou a fatura da Advanced Networking Inc por meio da qual foi efetuada a cobrança de serviços realizados e não pagos, contrariando o disposto no art. 63 da Lei n° 4.320/1964, que determina: “A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.

§ 1° Essa verificação tem por fim apurar:

I - a origem e o objeto do que se deve pagar;

II - a importância exata a pagar;

 III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação”. (grifo da Auditoria).


43. A Auditoria entende que foi inapropriado o procedimento adotado pelo Posto de efetuar pagamento à Advanced Networking Inc sem o recebimento de Invoice referente ao serviço realizado. Caso o prestador de serviço não apresente formalmente a cobrança, o Posto deverá ressarcir ao Erário a importância de US$2.000,00, por caracterizar-se pagamento de serviço não realizado.
Recomendação
44. Encaminhar ao Controle Interno invoice emitido pela Advanced Networking Inc, no valor de US$2.000,00, com descrição detalhada dos serviços realizados.
45. Achado 3 -A Auditoria registra as seguintes observações relacionadas à autorização, aplicação e prestação de contas de suprimento de fundos:

46. a) Suprimento de Fundos no valor de US$ 241,14, de 23/09/10, concedido ao OC Cláudio Teixeira:

47. a.1) O Posto não elaborou a Proposta de suprimento de fundos;

48. a.2) Os documentos anexos ao processo 48/10 indicam que as despesas foram realizadas antes do recebimento do suprimento de fundos, o que caracteriza ressarcimento de despesa, em desacordo com o item 11.3 do Manual Siafi, que determina:“A comprovação das despesas realizadas deverá estar devidamente atestada por outro servidor que tenha conhecimento das condições em que estas foram efetuadas, em comprovante original cuja emissão tenha ocorrido em data igual ou posterior a de entrega do numerário e compreendida dentro do período fixado para aplicação, em nome do órgão. emissor do empenho”.

49. a.3) O demonstrativo de despesas com suprimento de fundos não contém datas, descrição, quantidade e valor unitário do material adquirido ou do serviço realizado. Esses dados são necessários para proporcionar maior transparência à execução orçamentária e financeira do Posto;

50. a.4) Não constam nos autos do processo a aprovação da prestação de contas do suprimento de fundos pelo Ordenador de Despesa. Ressalte-se que a prestação de contas deve ser objeto de apreciação do Ordenador de Despesa titular ou por delegação de competência, que deverá aprová-la em ato formal;

51. a.5) Não consta do processo a devolução de US$ 57,40, valor que não foi objeto de comprovação de despesa.
52. b) Suprimento de Fundos no valor de US$ 800,00, de 11/03/10, concedido ao OC Cláudio Teixeira

53. b.1) A Proposta de concessão de Suprimento de Fundos não informa o período de aplicação e a data para a prestação de contas;

54. b.2) O demonstrativo de despesas com suprimento de fundos não contém datas, descrição, quantidade e valor unitário do material adquirido ou serviço realizado. Esses dados são necessários para proporcionar maior transparência à execução orçamentária e financeira do Posto;

55. b.3) Não consta dos autos do processo a aprovação da prestação de contas do suprimento de fundos pelo Ordenador de Despesa. Ressalte-se que a prestação de contas deve ser objeto de apreciação do Ordenador de Despesa titular ou por delegação de competência, que deverá aprová-la em ato formal;

56. b.4) Não consta a devolução de US$ 427,54, valor que não foi objeto de comprovação de despesa.
57. c) Suprimento de Fundos no valor de US$ 500,00, de 19/02/10, concedido ao OC Cláudio Teixeira:

58. c.1) Não consta a devolução de US$ 311,24, valor que não foi objeto de comprovação de despesa.


Manifestação do Gestor
59. a) Não foi localizado nos registros do Posto (e no SIAFI) a concessão de qualquer suprimento de fundos, no valor de US$ 241,14, datado de 23/09/2010, em favor do OC Claudio Teixeira. O último suprimento de fundos concedido ao OC Claudio Teixeira no primeiro semestre teve o valor de US$ 427,54, cujo saldo de US$ 241,14 foi devolvido à conta do Posto através da NL00657, de 1 de setembro de 2010.
60. O Posto providenciará termo de aprovação, assinado pelo Ordenador de Despesas por Delegação de Competência, para todos os processos de suprimento de fundos concedidos.
61. b) O saldo do suprimento de fundos de US$ 800,00, concedido em 11/3/2010 ao OC Claudio Teixeira, no valor de US$ 427,54, foi devolvido à conta do Posto através da NL000340, de 13 de maio de 2010.

62. b.1) As informações quanto ao período de aplicação e prestação de contas do Suprimento de Fundos no valor de US$ 800.00 constam da Nota de Lançamento 2010NL000160.

63. b.2) O demonstrativo de despesas do Suprimento de Fundos de US$ 800.00 será devidamente atualizado assim que os mesmos voltem da CISET.

63. b.3) O Posto providenciará termo de aprovação, assinado pelo Ordenador de Despesas por Delegação de Competência.

65. b.4) A devolução do saldo de US$ 427,54 foi efetuada pela Nota de Lançamento 2010NL000340, que deposita o saldo do Suprimento de Fundos de US$ 800.00 na conta geral do Posto.
66. c) Suprimento de Fundos no valor de US$ 500,00 (quinhentos dólares), de 19/02/2010, concedido em favor do OC Claudio Teixeira.

67. c.1) A devolução do saldo de US$ 311,24 foi efetuada pela Nota de Lançamento 2010NL000163, de 12 de março de 2010, que deposita o saldo do Suprimento de Fundos de US$ 500.00 na conta geral do Posto.


Comentário da Auditoria
68. As justificativas apresentadas pelo Gestor reforçam o entendimento da Auditoria de que o Posto não vem adotando corretamente os procedimentos relacionados à concessão dos suprimentos de fundos e a sua aprovação. As propostas de concessão de suprimento de fundos não estão totalmente preenchidas. Por exemplo, a proposta de concessão de suprimento de fundos no valor de US$800,00, de 11/03/2010, não informa o período de aplicação e a data para prestação de contas. O Posto tampouco tem observado o período de aplicação e a data de aprovação, em inobservância ao disposto no Manual SIAFI, código 02.11.22, itens 8.2 e 11.1, que prevêem:

item 8.2. - O prazo máximo para aplicação do suprimento de fundos será de até 90 (noventa) dias a contar da data do ato de concessão do suprimento de fundos, e não ultrapassará o término do exercício financeiro” e:

item 11. - No ato em que autorizar a concessão de suprimento, a autoridade ordenadora fixará o prazo da prestação de contas, que deverá ser apresentada dentro dos 30 (trinta) dias subseqüentes do término do período de aplicação”.

As propostas de concessão de Suprimento de Fundos devem seguir o modelo disponível no Manual do Siafi, endereço eletrônico http://www.stn.fazenda.gov.br/programacao_financeira/downloads/FORM_SIAFI.doc, cujos campos devem ser totalmente preenchidos.

Do mesmo modo, conforme confirmou o Gestor, não constam dos autos a aprovação em ato formal, exarado no próprio processo, da apreciação e da aprovação do Ordenador de Despesa titular ou por delegação de competência.

69. Constatou-se, também, que o Posto inscreveu em Restos a Pagar a Nota de Empenho n° 2010NE000884, no valor de US$241,14, de 06 de dezembro de 2010, o que é proibido por lei.

70. A Auditoria entende que o Posto deveria, ter prestado contas do suprimento de fundos, até o dia 15/01/2011, conforme item 11.2.2 do Manual do Siafi. Há que se observar que, segundo o item n°11.2.3Manual do Siafi: “No mês de dezembro prevalecerão os prazos para prestação de contas contidos nas Normas de Encerramento de Exercício, editadas anualmente”.
Recomendação
71. a) Cumprir, rigorosamente, os critérios da proposta, concessão, entrega do numerário, utilização dos recursos, os aspectos contábeis e orçamentários da concessão e da prestação de contas, que se encontram na internet, site http://manualsiafi.tesouro.fazenda.gov.br.

72. b) Emitir GRU restituindo ao Erário a importância de US$241,14, referente a concessão de suprimento de fundos não aplicado.


III.11 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades constantes do relatório de auditoria de gestão.
73. A avaliação da Auditoria está informada nos parágrafos 39, 42, 43, 68, 69 e 70.
III.12 - Avaliação quanto à objetividade dos critérios adotados para a aferição da qualificação técnica e capacidade operacional para o chamamento público de convenentes com entidades privadas sem fins lucrativos, conforme Art. 5º do Decreto 6.170/2007.
74. Por se tratar de UJ situada no exterior e em razão da especificidade da atuação da Universidade do Texas, em Austin, não houve chamamento público.
III.13 - Avaliação objetiva sobre a atualização das informações referentes a contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres disponíveis, respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria – SICONV, conforme estabelece o § 3º do art. 19 da Lei nº 12.309, de 9 de agosto de 2010.
75. Por ser UJ situada no exterior os contratos firmados não são registrados no SIASG. nem no SISCONV.

76. Na tentativa de encontrar solução para a questão, já que o normativo não isenta de registro no SICONV os convênios firmados no exterior, a Secretaria de Controle Interno enviou comunicação formal ao Departamento Cultural, Unidade Gestora Coordenadora na Secretaria de Estado, responsável pelos recursos e pelas assinaturas dos convênios, para que em contato com o MOPG, fosse solucionada a pendência. Até o momento, não houve manifestação do Departamento.


III.14 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles existentes na UJ para garantir que as autoridades e servidores públicos alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais previstas.
77. Os servidores Carlos Augusto Lima, responsável pelos atos de Gestão Orçamentária, e Jana Niemeyer Correa e Fernando Antonio Defensor Moreira, responsáveis pela conformidade de registro de gestão, não fizeram a entrega ao Departamento do Serviço Exterior da declaração de bens e rendas. Os demais responsáveis registrados no SIAFI cumpriram obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993.
III.15 - Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº 1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao Decreto nº 5.940/2006.
78. Por tratar-se de Unidade situada no exterior, os critérios de sustentabilidade ambiental observados, no momento das compras e/ou contratação de serviços, são aqueles definidos na legislação do país.
III.16 - Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UJ.
79. Os trabalhos de Auditoria não foram realizados in loco, o que impossibilita a emissão de opinião com relação ao estado de conservação dos imóveis, que são locados de terceiros.
80. Tanto o Consulado-Geral, quanto à Residência Oficial em Houston são patrimônios locados de terceiros, segundo o Relatório de Gestão:


  • Sede da chancelaria:

81. A sede do Consulado-Geral do Brasil em Houston situa-se no endereço: 1233 West Loop South, Suite 1150, Houston, Texas 77027. Sua localização é central, em zona de fácil acesso para a comunidade brasileira residente em Houston e região.

82. A área de serviços consulares dispõe de sete janelas de atendimento ao público, divididas conforme a natureza do serviço requerido (atos notoriais, legalizações, passaportes, vistos). A área restrita aos funcionários do Consulado dispõe de instalações adequadas. A área total das instalações do Consulado corresponde a aproximadamente 706 m2 .

83. O Consulado mantém contrato de “lease”, assinado em Junho de 2006, com a “Post Oak Realty Partners”. Paga aluguel mensal acrescido das despesas de condomínio. Estão previstos no contrato reajustes anuais de aluguel.

Residência Oficial:

84. A residência oficial é prerrogativa do Chefe do Posto, na sua condição de maior autoridade brasileira na jurisdição do Consulado-Geral. Em Houston, não há residência oficial de propriedade da União.

85. As despesas de aluguel e de manutenção da residência oficial estão previstas em dotação específica. Os contratos de aluguel são submetidos à consideração da Secretaria de Estad,o que emite parecer sobre a sua eventual implementação. A residência oficial atual situa-se no seguinte endereço: 5046 Fieldwood Dr., Houston, Texas 77056. Área total do terreno: 975 m2 / área construida: 554 m2 .
III.17 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI
86. A UJ não pratica ato de gestão autônoma de Tecnologia da Informação. As aquisições e contratações no âmbito da UJ, bem como o desenvolvimento de sistemas, devem seguir as diretrizes traçadas pela CGPLAN - Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo, Unidade na Secretaria de Estado responsável pelo PDI. Registre-se que os principais sistemas utilizados pela UJ Sistema Consular Integrado e o SIAFI são desenvolvidos e mantidos pelo SERPRO. Reproduzem-se a seguir capítulos do Guia de Administração dos Postos nos quais estão inseridas algumas das obrigações da UJ no que se refere à Tecnologia da Informação:

7.4 - Em todos os casos, independentemente da UGC responsável pela autorização da despesa, a especificação técnica e a configuração de equipamentos de informática seguirão os padrões definidos pela SERE (disponíveis na Intratec – rubrica “Suporte Técnico/Padrões”),



7.5 - A contratação de serviços de telecomunicações e informática, como a implantação de redes e/ou mudança de sistema de conexão à Internet, deverá ser objeto de consulta à SERE, por expediente à CGPLAN/DINFOR, acompanhado do envio de projeto técnico pormenorizado para avaliação de sua adequação aos padrões do MRE.
7.6 - Os telegramas de pedido de crédito de recursos (na forma do modelo sob o item 2.11) pela Dotação SIC deverão conter a CGPLAN em primeira distribuição. Da mesma forma, a CGPLAN deverá constar como primeira distribuição nos telegramas de pedido de crédito de recursos gerenciados pelo DCD nas demais dotações.
7.7 - Ainda que distribuídas prioritariamente para outras áreas, deverão constar, na distribuição de comunicações dos Postos:


  1. CGPLAN - no caso de possível impacto no planejamento orçamentário-tecnológico do Ministério e/ou de eventuais implicações financeiras sobre a Dotação SIC ou outra Dotação gerida pelo DCD;

  2. DCA - quando for afetado o fluxo de comunicações, por via eletrônica ou por mala diplomática;

  3. CAT - sempre que estiverem envolvidos os meios de contato permanente entre a SERE e o Posto, notadamente no caso de emergência ou mudança de números de telefone, notadamente o de celular de plantão do Posto; e

CDO - assinatura de periódicos e aquisição de livros e obras de referência em geral, assim como assinatura de serviços informativos em meio magnético.”

IV - CONCLUSÃO

.87. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVA do processo de contas da Unidade Gestora.


Brasília-DF, em 25 de julho de 2011.



Susana Marques da Silva

Analista de Finanças e Controle

SIAPE 6092453


Henrique Sampaio Machado

Técnico em Finanças e Controle



SIAPE 1097738








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