Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas



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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO

SUBSECRETARIA DE AUDITORIA

PROCESSO :05.f

UNIDADE GESTORA : Consulado-Geral do Brasil em Nova York

OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual

EXERCÍCIO : 2010


Relatório de Auditoria de Gestão nº 05//2010

Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/005, de 03 de janeiro de 2011, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que trata dos exames realizados sobre os atos e fatos de gestão, praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2010, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade de referência.


I – INTRODUÇÃO
2. Os trabalhos de auditoria interna, nas contas da Unidade, realizaram-se por ocasião do levantamento de Tomada de Contas e foram desenvolvidos in loco, na sede da Unidade Gestora, onde se encontram arquivadas as primeiras vias dos processos de pagamento e os demais documentos que comprovam a execução orçamentária, financeira e patrimonial.
3. Os exames foram efetuados por amostragem, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.
4. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 4, 8, 13, 14 e 15 do anexo III da DN/TCU nº 110/2010.

II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA
5. As despesas realizadas pela Unidade, no exercício de 2010, totalizaram US$ 7.594.559,18 (sete milhões, quinhentos e noventa e quatro mil, quinhentos e cinquenta e nove dólares e dezoito cêntimos), equivalentes a R$ 12.654.054,49 (doze milhões, seiscentos e cinquenta e quatro mil, cinquenta e quatro reais e quarenta e nove centavos), que correspondem a 0,59 % do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior.
III – RESULTADO DOS EXAMES
6. A equipe de Auditoria deu ênfase à análise dos processos de pagamentos da Unidade, incluindo os processos de comprovação de Suprimento de Fundos, os processos seletivos de contratação de pessoal, Renda Consular, a Recapitulação do Inventário Físico- Financeiro e as Conciliações Bancárias.
7. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em cumprimento ao disposto no Anexo III da Decisão Normativa TCU nº 110/2010, a Auditoria apresenta as seguintes observações:
III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados para o exercício, identificando as causas de insucessos no desempenho da ação administrativa.
8. Embora o Consulado-Geral execute despesas em Programas de Trabalho previstos no Programa Plurianual, a responsabilidade pela avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão é das Unidades Gestoras Coordenadoras na Secretaria de Estado.
III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão, pelo menos quanto à mensurabilidade e à utilidade do indicador, utilizados pelas unidades jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão.
9. O Relatório de Gestão contém informações quanto à execução e evolução dos trabalhos desenvolvidos para atender à missão institucional do Consulado-Geral. Não há, entretanto, informação quanto aos indicadores de parâmetro de avaliação da gestão.
III.3 - Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ.
10. A Auditoria examinou os controles relativos ao estoque de estampilhas consulares, controle de veículos e o controle de freqüência dos auxiliares administrativos, que não apresentaram discrepâncias. Foram detectadas falhas nos controles de estoque das etiquetas de segurança, nas conciliações bancárias da conta da Renda Consular, nos controles das despesas dos Suprimentos de Fundos e nas conciliações das contas dos Bens Móveis. Ainda, durante os trabalhos de Auditoria e, em seguida, por comunicação via Relatório, o Posto foi orientado sobre a forma correta de proceder, visando à maior transparência e confiabilidade dos controles.
III.4 - Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação, selecionados pelo Controle Interno com base nos critérios de materialidade, relevância e risco
11. Observadas as peculiaridades locais e os princípios básicos da Lei nº 8.666/93, conforme dispõe o artigo 123 do referido estatuto de licitações e contratos, o processo de compra de materiais e a contratação de serviços pelos Postos são realizados com base no Guia de Administração dos Postos 2008 (GAP-2008), que estabelece normas sobre os processos licitatórios aplicáveis, a saber: dispensa e inexigibilidade de licitação, carta-convite, tomada de preços, concorrência e contratos.
12. Em alguns dos processos examinados foram detectadas impropriedades que não resultaram em dano ao Erário. As impropriedades foram discutidas com a Chefia do Posto e registradas em Relatório Interno. Em resposta, a UJ informou ter acatado as recomendações e providências já adotadas para correção e implementação.
III.5 - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a força de trabalho existente e a observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão.
13. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior – DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 212 da Portaria Ministerial 212, de 30.04.08.
14. Os Postos no exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais, devem observar o Guia de Administração dos Postos, o Decreto 1570/95, a Portaria Ministerial de 12 de setembro de 1995, entre outros normativos vigentes. O processo seletivo, bem como as contratações, somente são realizados após autorização da Secretaria de Estado.
15. Em 31 de dezembro de 2010, a força de trabalho do Posto era composta por:
Composição do quadro de recursos humanos da Unidade Jurisdicionada

a) Quadro Permanente



Regime do Ocupante do Cargo

Lotação Efetiva (A)

Portaria Nº 534 de 31 de agosto 2010

Lotação Prevista (B)

Quadro Permanente

 

 

Diplomatas

5

7

Oficiais de Chancelaria

6

9

Assistente de Chancelaria

2

3

Outras Categorias

1

0

Total

14

19

b) Contratados Locais (Decreto nº 1.570/95)


Regime do Ocupante do Cargo

Lotação Efetiva

Contratados Locais




Auxiliares Administrativos

39

Auxiliares de Apoio

13

Assistente Técnico

07

Terceirizados

0

Total

59

16. Em seu Relatório de Gestão o Posto fez constar avaliação da situação em relação ao quadro de pessoal a seguir reproduzida, o que foi constatado pela equipe de auditoria, principalmente na área dos serviços consulares, quando dos trabalhos realizados in loco : “A plena lotação do Posto, com o preenchimento de claros e a contratação de auxiliares locais adicionais, bem como a ampliação da recepção consular, são providências necessárias para que seja possível continuar a atender corretamente as 450-600 pessoas que acorrem diariamente à sede do Consulado. Um eventual reforço de pessoal permitirá a inclusão do serviço de procurações no SCI e o aperfeiçoamento de serviços como o de assistência a brasileiros e de relações com a comunidade, que continuam a carecer de recursos humanos ».


17. No entendimento da equipe de Auditoria, considerando o volume de trabalho da área consular, se completada a lotação autorizada, pelo menos no que tange aos cargos de Oficial e Assistente de Chancelaria, o Posto poderia, não só melhorar a qualidade dos serviços prestados, como também passar a realizar a totalidade dos serviços mediante uso do Sistema consular Integrado - SCI.
III.6 - Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e recomendações expedidas pelo TCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI, quando existir na estrutura do órgão, analisando as eventuais justificativas do gestor para o descumprimento, bem como as providências adotadas em cada caso.
18. No exercício de 2010, o Tribunal de Contas da União não expediu recomendação/determinação específica para o Consulado-Geral em Nova York.
19. As providências adotadas pela Unidade atendem os objetivos das recomendações constantes, tanto do Relatório da Tomada de Contas Anual de 2009, enviado ao Tribunal de Contas, quanto do Relatório complementar à Tomada de Contas Anual, exercício 2009, referentes às falhas constatadas nos processos de pagamento, não consignadas no Relatório de Auditoria de Gestão encaminhado ao Tribunal de Contas da União.
III.7 - Avaliação de conformidade da inscrição de Restos a Pagar no exercício de referência, nos termos do artigo 35, do Decreto 93.872/86, ou legislação que o altere.
20. As despesas inscritas em Restos a Pagar correspondem efetivamente aos compromissos assumidos pela Unidade Gestora, no exercício de 2010, e guardam conformidade com o disposto no artigo 35 do Decreto nº 93.872/86.
III.8 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo, verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas implementadas com vistas à correição e ao ressarcimento, conforme Quadro III.A.1, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis.
21. A Auditoria não identificou irregularidade praticada pela Unidade no exercício de 2010, que tenha resultado em dano ou prejuízo.

III.9 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis e fazendo constar avaliação conclusiva.
Controle de Etiquetas de Segurança

22. No que tange ao controle de estoque de etiquetas de segurança e de passaportes, a Auditoria verificou que a quantidade de etiquetas de segurança, I1 – Laminado de Identificação para Passaporte, M1 – Etiqueta Multifuncional e F1 – Folha Multiuso necessárias para a confecção de passaportes, vistos, legalizações, registro civil, entre outros, e os documentos listados a seguir, registrados no SCEDV - Sistema de Controle e Emissão de Documentos de Viagem, não correspondem à quantidade de documentos em estoque no Posto.




DOCUMENTO

POSTO ESTOQUE INTERNO (A)

POSTO EM USO (B)

TOTAL ( C )

SECDV ESTOQUE * (D)

DIFERENÇA (D-C)

PACOM

2500

478

2978

3105

127

PASOF

60

27

87

27

60

PADIP

130

7

137

7

130

TOTAL

2690

512

3202

3139

317

*informações extraídas do sistema SECDV em 21.04.211.
Manifestação do Gestor
23. Com respeito à falta do dado constante do item 7 do Anexo 07 do GAP/2008 (item 32, “b”), o Posto esclarece que já retificou o modelo que vinha utilizando para confeccionar os Termos de Passagem de Direção, os quais, por um lapso, não contemplavam a mencionada informação.
III.10 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades constantes do relatório de auditoria de gestão.
24. Na avaliação da Auditoria, as falhas constatadas nas conciliações bancárias da conta da Renda Consular, nos controles das despesas dos Suprimentos de Fundos, nas conciliações das contas dos Bens Móveis, assim como em alguns dos processos de pagamento constituem questões formais ou pontuais e não resultaram em dano ao Erário.

25. Com relação aos parágrafos 22 e 23, tendo em vista as inconsistências das informações entre os saldos no SCEDV e o estoque de materiais à disposição da Unidade, a ausência de manifestação do Gestor ao apontamento feito pela equipe de Auditoria e a possibilidade de uso indevido das etiquetas, a Auditoria é de parecer que o Posto deverá solicitar instruções à SERE com vistas à regularização dos saldos em estoque.


III.11 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles existentes na UJ para garantir que as autoridades e servidores públicos alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais previstas.
26. A Unidade fez entrega ao Departamento do Serviço Exterior das declarações de bens e renda.
III.12 - Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº 1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao Decreto nº 5.940/2006.
27. Por tratar-se de Unidade situada no exterior, os critérios de sustentabilidade ambiental observados, no momento das compras e/ou contratação de serviços, são aqueles definidos na legislação do país.
III.13 - Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UJ.
28. O imóvel utilizado pelo Consulado-Geral está situado no nº 1185 Avenue of the Americas, 21st Floor, New York, tendo sido pago, a título de aluguel, durante o exercício, o valor de US$ 1.348.397,70. A manutenção externa é realizada pelo condomínio do prédio. As instalações internas estão conservadas, o que permite que tanto o atendimento consular quanto os serviços internos, possam ser adequadamente executados. O imóvel destinado à Residência Oficial do Chefe do Posto, também é alugado e foram dispendidos, durante o exercício, US$ 242.000,00, a título de aluguel. Durante o exercício, conforme registros no SIAFI foram, ainda, aplicados recursos no montante de US$ 8.534,52, para manutenção dos referidos imóveis. Registre-se que, em cumprimento à disposição expressa no Guia de Administração dos Postos, anualmente deve ser enviado à Secretaria de Estado Boletim de Imóveis, com informações sobre próprios nacionais e imóveis alugados pelo Posto.
III.14 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI
29. A UJ não pratica ato de gestão autônoma de Tecnologia da Informação. As aquisições e contratações no âmbito da UG, bem como o desenvolvimento de sistemas devem seguir as diretrizes traçadas pela CGPLAN - Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo, Unidade na Secretaria de Estado responsável pelo PDI. Registre-se que os principais sistemas utilizados pela UJ. o Sistema Consular Integrado e o SIAFI, são desenvolvidos e mantidos pelo SERPRO. Reproduzem-se a seguir capítulos do Guia de Administração dos Postos/2008 nos quais estão inseridas algumas das obrigações da UJ no que se refere à Tecnologia da Informação:
7.4 - Em todos os casos, independentemente da UGC responsável pela autorização da despesa, a especificação técnica e a configuração de equipamentos de informática seguirão os padrões definidos pela SERE (disponíveis na Intratec – rubrica “Suporte Técnico/Padrões”),

7.5 - A contratação de serviços de telecomunicações e informática, como a implantação de redes e/ou mudança de sistema de conexão à Internet, deverá ser objeto de consulta à SERE, por expediente à CGPLAN/DINFOR, acompanhado do envio de projeto técnico pormenorizado para avaliação de sua adequação aos padrões do MRE.
7.6 - Os telegramas de pedido de crédito de recursos (na forma do modelo sob o item 2.11) pela Dotação SIC deverão conter a CGPLAN em primeira distribuição. Da mesma forma, a CGPLAN deverá constar como primeira distribuição nos telegramas de pedido de crédito de recursos gerenciados pelo DCD nas demais dotações.
7.7 - Ainda que distribuídas prioritariamente para outras áreas, deverão constar, na distribuição de comunicações dos Postos:


  1. CGPLAN - no caso de possível impacto no planejamento orçamentário-tecnológico do Ministério e/ou de eventuais implicações financeiras sobre a Dotação SIC ou outra Dotação gerida pelo DCD;

  2. DCA - quando for afetado o fluxo de comunicações, por via eletrônica ou por mala diplomática;

  3. CAT - sempre que estiverem envolvidos os meios de contato permanente entre a SERE e o Posto, notadamente no caso de emergência ou mudança de números de telefone, notadamente o de celular de plantão do Posto; e

CDO - assinatura de periódicos e aquisição de livros e obras de referência em geral, assim como assinatura de serviços informativos em meio magnético”.

IV - CONCLUSÃO

30. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVA do processo de contas da Unidade Gestora.

Brasília-DF, 25 de julho de 2011.

Maria Joselina da Costa

Analista de Finanças e Controle


Matrícula SIAPE 1.097.738

Susana Marques da Silva

Analista de Finanças e Controle


Matrícula SIAPE – 6092453





Vanda Lúcia Marques de Freitas

Técnica de Finanças e Controle


Matrícula SIAPE - 93445




Luiz Carlos Santhiago Fontes

Analista de Finanças e Controle

Matrícula SIAPE 011017686





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